グループウェアとは？～G Suite検討まえに～

カンボジアオフィスからこんにちは！
カンボジアオフィスでは今年G Suite(旧Google Apps)の導入支援・運用サポートに力を入れています。

「G Suite」は検索エンジン最大手のGoogleが提供しているクラウド型のグループウェアです。
簡単に言えば、有料のGmailやGoogleカレンダー、という事になりますね。
Googleでは個人向けにGmailやカレンダー、ドライブなど無料で便利なツールを提供しています。
それらをビジネス向けに機能強化したものが、G Suiteです。
なぜそこまで多くの企業がG Suiteを採用しているのでしょうか。

当社nuloでは企業のグループウェアとして、G Suiteの採用をおすすめしていますが、
まずは、そもそもグループウェアとはなにか、導入メリットは何か、
について見ていきたいとおもいます。

そもそもグループウェアって？？

グループウェア（Groupware）とはネットワークを使用して、
情報共有やコミュニケーションを行い業務効率を上げるツールの総称です。
スケジュール管理などの機能が1つのシステムに統合されています。

グループウェアの代表的な機能は次の通りです。
・電子メール、チャット機能　
・ライブラリ機能（ドキュメント・ファイル共有機能）：情報、ファイル、画像をメンバー間で共有できる
・スケジュール管理機能：個人だけでなく、メンバーのスケジュールを共有し把握できる
・会議室予約機能：会議室や設備貸出しの予約状況を管理できる

グループウェアを導入するメリット。

グループウェアを導入するメリットはたくさんあります。
まずは、情報・知識の共有が簡単に瞬時に出来る点。
従来の紙媒体の書類を探す手間、送る手間などもすべて省くことができます。
書類をデータ化することで、ペーパーレス化にも繋がります。

つぎに、様々なデバイスに対応している点。
クラウド型のグループウェアを使えば、オフィスから外出中でもネット環境に繋がりさえすれば、
データにアクセスでき、コミュニケーションを取ることが可能です。
もちろん、PCだけでなく、タブレットやスマホでも利用できます。

業務連絡や会議の効率アップも忘れてはいけないメリット。
チャット機能やビデオ会議機能によって、業務効率アップと時間短縮が図れます。
社内で何度も交わされるメールほど面倒なものはないですよね。
ときには「承知しました」だけのメール返信…。
チャット機能と使い分けて、業務連絡をスピーディーに簡潔に終わらせましょう。
ビデオ会議を活用すれば、一か所に集まることもなく、いつでもどこでも会議を開くことが出来ます。
会議資料や議事録もその場で参加者全員に共有できます。

企業で気になるのはやはり安全面ですが、グループウェアの機能を使って共有したデータや情報は、管理者ページから閲覧可能範囲を設定することで情報漏えいを防ぐことができます。



近年、経営や業務効率向上に役立つシステムがどんどん増えています。
これらのシステムをよく検討し、柔軟に活用することで、従業員にとっても働きやすい職場になるに違いありません。